GTDの簡略版をちょっとだけ変えて試しています

先日書いたGmailを利用したGTDの簡略版ですが、ITmediaさんにご紹介いただきました。

本当にありがとうございました。
＃突然アクセス数が増えてびっくりしました。。

その後ちょっとだけやり方を変えたので、ご紹介です。
Gmailは英語版で利用していますが、日本語版でも同様にできます。

・Labelsを6つ作成
　・＠:1.すぐやる
　・＠:2.後でやる
　・＠:3.返事する
　・＠:4.返事待ち
　・＠:5.金庫
　・＠:6.宝箱

　
＃補足として、「＠:5.金庫」は近々利用する大事な資料やメールなどを入れています。
　Gmailでいうところの「スター」と同じような意味合いです。
　僕はGTD用の「スター」として、「＠:5.金庫」というラベルを利用しています。
　通常の「スター」は、GTDとは関係なく大事なメールにつけています。
　「＠:6.宝箱」は主にネタ帳のようなものです。
　ちょっとしたアイデアだったり、これからやってみたいことだったり、いつ利用されるか
　分からないですが、ちょっと保存しておきたいものはここに入れています。
＃ラベルに「＠」をつけているのは、ラベル一覧の上に持ってきたかったからです。
　ラベルの並び順は、
　「記号」→「数字」→「英字（大文字小文字は同一）」→「ひらがな」→「カタカナ」→「漢字」
　の順のようです。

・次に、Contactsリストに、Gmailのエイリアス機能を自由に作れる機能を利用して、
　上記のラベル用のアカウントを作成する。
　エイリアス機能はこちらの説明がが詳しいです。

　例えば、「＠すぐやる」でしたら、「aaaa+sugu@gmail.com」のようにです。
　僕は以下のような形でアカウントを作成しました。

　
・Settings→Filtersを表示し、上記で作成したアカウントに各々Filtersで設定します。

・「Create a new filter」をクリックし、新しいfilter設定画面を表示します。

・「To」に上記で作成したメールアドレス「aaaa+sugu@gmail.com」を登録し
　「Next Step」をクリックします。
　当初は「From」にも自分のGmailアカウントを登録していたのですが、
　携帯電話のアドレスから送ることもあるため、今は「From」には何も設定していません。

・「Skip the Inbox (Archive it)」にチェックを入れ、「 Apply the label」で、
　「＠:1.すぐにやる」を選択し、「Create Filter」をクリクします。
　「Skip the Inbox (Archive it)」に入れるのは、GTD用のメールは、Inbox上に
　表示されている必要はなく、ラベル毎に振り分けられればOKなので、
　慣れてくるとこの方法が便利です。

これを全てのアカウントに設定します。　

・やることを全て洗い出す。これは正しいGTDでもそうですが、とっても大事です。
　プライベートなこともひっくるめて、とにかく全部出します。

・それを1件につき1つのメールで自分宛に出します。
　その際に、上記のラベルで分けられるものは、エイリアス機能を利用して作ったアカウントに
　送ります。
　Contactsリストに登録していると、GmailのTo欄に一部のアドレスを入力すると該当候補の
　メールアドレスがずらーっと表示してくれるので、そこから選択します。
　どれに該当するかもしわからないものは、エイリアス機能を使っていない通常のアカウント宛に
　送り、後で振り分けるとよいと思います。
　他からきているメールなどでも対応が必要なものは、もし振り分けられるのであれば、
　その場で振り分けます。
　
・Gmailは以下のようにタイトルと本文の一部も表示してくれるので、補足説明のようなものが
　ある場合は、本文に書いています。
　こんな感じで表示されるので、本文の一部が表示されるのはとても重宝しています。

・「すぐにやる」のラベルにあるものを見ていき、どしどしやっていきます。
　そして、その中にあるもので例えば、相手にメールを送り、その返答を待つものが合った場合は、
　送った後に、「＠:4.返事待ち」のラベルを付けます。
　プルダウンから簡単に選んでつけることができます。

・「すぐにやる」などのラベルが対応が完了していらなくなったら、「Remove label」を
　クリックしてラベルを消します。
　そうすると、そのラベルの一覧からもどしどし消えていきます。

　また、メールへの返答などで、すぐにできるものは、いちいち「すぐにやる」ラベルは貼らず、
　とにかくすぐに返答します。
　この返答を怠っていると、すぐにどんどんたまっていってしまい、ついには返答しない、、
　なんてこともあるかもしれません。。
　すぐに返答できない場合は、「後でやる」ラベルを貼り、Inboxから消していくとよいと思います。
　
・そして、やることを洗い出すのと同じか、それ以上に大事だと思われるのが、レビューです。
　僕は忘れっぽいので、基本1日2回〜3回、このラベルをざーっと眺めます。
　時間にすると1回5分〜10分くらい。それをやるだけでも、だいぶ効果的です。

本家、正しいGTDがちゃんとできれば一番よいと思うのですが、ものぐさであきっぽい自分はそこまでやるのも大変でした。。

でも、今はこの方法でわりとストレス無く3ヶ月くらい続いています。

GTDの基本を理解し、それを自分に合う形にいかようにもかえられるところも、
魅力の一つかもしれません。

GTDに関して僕が参考にした書籍はこちらの
「ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則」です。

とても分かりやすく書かれているのでオススメです。